Smernica AML
Každá realitná kancelária musí mať vytvorenú aj Smernicu AML, podľa ktorej postupuje pri overovaní svojich klientov. Členovia ZRKS majú Smernicu AML bezplatne k dispozícii – vygenerovať si ju môžu v systéme a ušetria na individuálnych právnych službách. Smernica AML od ZRKS bola navrhnutá tak, aby bola v súlade s platnou legislatívou a v kombinácii s ďalšími nástrojmi slúžila ako podklad preverovania klientov pri kontrolách zo strany Finančnej spravodajskej jednotky Ministerstva vnútra SR.
Preverovanie a archivovanie
V čase pred uzatvorením obchodu – najneskôr pri podpise zmluvy musí byť klient účastný obchodného vzťahu identifikovaný na základe preukazu totožnosti a preverený na základe dotazníka. Ten skúma štátnu príslušnosť, adekvátnosť výšky príjmu a hodnoty nehnuteľnosti, rizikovosť krajiny, z ktorej osoba pochádza a jej príbuzenské vzťahy s politicky exponovanými osobami. Neobvyklú transakciu musí realitná kancelária nahlásiť bez ohľadu na to, či obchod prebehol alebo bol iba v príprave. Realitné kancelárie sú povinné uchovávať zistené údaje najmenej po dobu 5 rokov od obchodu (alebo od ukončenia činnosti) a vedieť ich v prípade kontroly preukázať.
Ako to realitné kancelárie riešia v praxi?
Realitné kancelárie musia postupovať podľa vlastnej smernice AML, ktorú musia mať sprístupnenú vo firme. Buď si ju nechajú vypracovať právnikom alebo si ju môžu bezplatne stiahnuť a vytlačiť v systéme ZRKS. Čo sa týka preverovania klientov, môžu si realitné kancelárie nechať vypracovať dotazník právnikom alebo môžu využiť elektronické nástroje backOFFICE® eAML, ktoré dotazníky AML obsahujú a zistené údaje od klienta priamo prepoja s realitným maklérom, ktorý ich spracuje a archivuje pre prípad kontroly.
Digitálne riešenie
V dnešnej elektronickej dobe sa už dajú tieto procesy zvládnuť online – či už mobilom, tabletom alebo počítačom. Klientom, ktorí technológie neovládajú, vedia makléri pomôcť tak, že to vyplnia v ich prítomnosti a potom vytlačia a podpíšu ručne. Softvér je prepojený s medzinárodnými databázami, ktoré obsahujú mená politicky exponovaných osôb, čiže nie je nutné, aby maklér prechádzal jednotlivé databázy po vlastnej linke.
Školenia a certifikáty
Podľa zákona musia byť osoby, ktoré v realitných kanceláriách preverujú klientov preškolené, o čom musí existovať aj záznam. Takéto školenia poskytujú buď právnici alebo poskytovatelia realitných softvérov, ktorí majú riešenia zapracované priamo vo svojich systémoch pre uľahčenie práce, efektivitu procesu a transparentnú archiváciu. V prípade kontroly musia preukázať účasť na školení, smernicu AML, archivované dokumenty a dôkazy o preverovaní klienta.
